La protection des données personnelles est aujourd’hui au cœur des préoccupations aussi bien pour les entreprises que pour les particuliers. Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et a profondément modifié la manière dont les entreprises gèrent et utilisent les données de leurs clients et employés. Cet article se propose d’examiner les nouvelles responsabilités qui incombent aux sociétés dans le cadre du RGPD.
Les principales obligations du RGPD
Le RGPD établit un certain nombre d’exigences pour les entreprises en matière de collecte, de traitement et de conservation des données personnelles. Parmi ces obligations figurent notamment :
- L’obligation d’informer les personnes concernées sur l’utilisation qui sera faite de leurs données, ainsi que sur leurs droits en matière de protection des données.
- La nécessité d’obtenir le consentement des personnes concernées pour le traitement de leurs données, sauf dans certains cas spécifiques prévus par la loi.
- L’obligation de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer un niveau de sécurité adéquat aux risques encourus par les données traitées.
- La désignation d’un Délégué à la protection des données (DPO) dans certaines circonstances, notamment lorsque le traitement implique un suivi régulier et systématique des personnes concernées à grande échelle.
La responsabilité des entreprises en cas de violation du RGPD
Les entreprises sont tenues pour responsables en cas de non-respect des dispositions du RGPD. Elles peuvent ainsi encourir des sanctions financières pouvant aller jusqu’à 4% de leur chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé. Il est donc essentiel pour les sociétés de prendre toutes les précautions nécessaires pour se conformer aux exigences du RGPD.
En outre, les entreprises doivent également être en mesure de démontrer leur conformité avec le RGPD en mettant en place une documentation adéquate, notamment un registre des traitements, des contrats avec leurs sous-traitants et des procédures internes pour assurer la sécurité des données.
Les nouveaux droits des personnes concernées
Le RGPD a également renforcé les droits dont disposent les personnes concernées en matière de protection de leurs données personnelles. Ces droits incluent notamment :
- Le droit d’accès : les individus ont le droit de demander à une entreprise si elle traite leurs données personnelles, et si tel est le cas, d’obtenir une copie de ces données et des informations sur la manière dont elles sont traitées.
- Le droit à l’effacement (ou « droit à l’oubli ») : dans certaines circonstances, les individus peuvent demander à une entreprise d’effacer leurs données personnelles.
- Le droit à la portabilité des données : les individus ont le droit de recevoir leurs données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement.
- Le droit à la limitation du traitement : dans certaines situations, les individus peuvent demander à une entreprise de limiter le traitement de leurs données personnelles.
Ces nouveaux droits impliquent pour les entreprises des responsabilités supplémentaires en matière de gestion des demandes des personnes concernées et de mise en œuvre des mesures nécessaires pour garantir le respect de ces droits.
Les bonnes pratiques pour assurer la conformité au RGPD
Afin de se conformer aux exigences du RGPD et d’éviter les sanctions potentielles, il est recommandé aux entreprises de mettre en place plusieurs bonnes pratiques :
- Réaliser une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD) pour identifier les risques liés au traitement des données personnelles et déterminer les mesures appropriées pour y remédier.
- Mettre en place une politique de protection des données claire et transparente, communiquée à l’ensemble du personnel et accessible aux personnes concernées.
- Former régulièrement le personnel sur les exigences du RGPD et les procédures internes liées à la protection des données.
- Vérifier que l’ensemble des contrats avec les sous-traitants sont conformes aux dispositions du RGPD.
Il est également important que les entreprises adoptent une approche proactive en matière de protection des données, en intégrant dès la conception (« privacy by design ») et par défaut (« privacy by default ») les principes de protection des données dans leurs processus internes.
Le respect du RGPD est désormais une responsabilité incontournable pour les sociétés qui traitent des données personnelles. La mise en place de bonnes pratiques et la sensibilisation du personnel aux enjeux de la protection des données sont essentielles pour assurer la conformité et éviter les sanctions potentiellement lourdes en cas de manquement.